Wat kost administratie uitbesteden in 2026? Tarieven per situatie

Administratie uitbesteden kost een ZZP'er met een eenvoudige eenmanszaak in 2026 grofweg EUR 60 tot EUR 150 per maand als je alles uit handen geeft, en EUR 400 tot EUR 800 per jaar als je alleen de jaarafsluiting en de aangifte inkomstenbelasting laat doen. Een BV zit al snel op EUR 150 tot EUR 300 per maand of meer. Wie zoekt op "administratie uitbesteden kosten" krijgt vooral "vanaf"-prijzen te zien. Dit zijn de echte bandbreedtes, en het bedrag hangt af van drie dingen: hoe complex je situatie is, welke taken je uitbesteedt, en of je per uur of een vast bedrag betaalt.

In dit artikel rekenen we het uit per situatie en per taak. Je leest wat er normaal in een maandtarief zit, welke extra's later op de factuur verschijnen, wanneer een uurtarief goedkoper is dan een vast bedrag, en hoe je twee offertes eerlijk naast elkaar legt. Twijfel je nog óf je moet uitbesteden? Lees dan eerst ons beslisartikel administratie uitbesteden of zelf doen. Dit stuk gaat alleen over het geld.

Administratie uitbesteden kosten: de tarieven per situatie

Een boekhouder rekent in tijd, niet in omzet. Het aantal boekingen per maand en je rechtsvorm bepalen de prijs, niet hoeveel je verdient. Een fotograaf met EUR 90.000 omzet en twintig facturen per jaar is goedkoper om te doen dan een webshop met EUR 40.000 omzet en vierhonderd bestellingen per maand. De richtprijzen:

Dit zijn ruwe indicaties. Tarieven lopen sterk uiteen per kantoor, regio en pakket. Een zelfstandig boekhouder buiten de Randstad zit vaak onder deze bandbreedte, een groot kantoor in Amsterdam erboven. Controleer altijd de actuele tarieven en vraag precies na wat er in het bedrag zit, want daar zit het echte prijsverschil.

Nog een factor die kantoren zelden op hun website zetten: hoe je aanlevert. Een envelop met losse bonnetjes kost sorteertijd, een nette export uit een app alleen controletijd. Dat scheelt zomaar EUR 20 tot EUR 40 per maand. Vraag ernaar.

Wat kost administratie uitbesteden per taak?

"Administratie" is geen pakket, het is een stapel losse taken. Elke taak heeft een eigen prijs, en je hoeft ze niet allemaal bij dezelfde persoon te leggen. Dit zijn de richtprijzen als je ze los inkoopt:

Kijk nog eens naar de eerste en de voorlaatste regel. Bijhouden is het duurste onderdeel van een maandpakket en het minst waardevolle: het is invoerwerk. Advies is op jaarbasis het goedkoopste onderdeel en het meest waardevolle: één goed advies over de investeringsaftrek of je rechtsvorm verdient de hele rekening terug. Wie slim inkoopt, betaalt zo min mogelijk voor invoer en zo gericht mogelijk voor advies.

Wat zit er in een maandtarief, en wat komt er later bij?

Het verschil tussen een pakket van EUR 65 en een pakket van EUR 110 per maand zit bijna nooit in de kwaliteit van de boekhouder. Het zit in wat er wél en niet in zit. Een all-in pakket voor een eenmanszaak bevat normaal gesproken:

• Het inboeken van bonnetjes, verkoopfacturen en bankmutaties
• De BTW-aangifte, vier keer per jaar
• De jaarafsluiting en de aangifte inkomstenbelasting
• Een beperkt aantal vragen tussendoor, vaak onder een "fair use"-regel
• Toegang tot een boekhoudpakket om aan te leveren en mee te kijken

En dit zijn de posten die regelmatig buiten het maandbedrag vallen, en dus later op de factuur verschijnen:

• Opstartkosten, EUR 100 tot 300 voor het inrichten van je administratie en het overzetten van oude cijfers
• Softwarelicentie, EUR 10 tot 30 per maand doorberekend voor het boekhoudpakket van het kantoor
• Aangifte van je fiscale partner, vaak EUR 75 tot 150 extra
• Correcties op je eigen invoer, per uur gerekend als je zelf hebt geboekt en het niet klopt
• Suppletie, bezwaar of uitstel, elke extra brief aan de Belastingdienst is een losse post
• ICP-opgaaf of OSS bij omzet naar buitenlandse klanten
• Sorteertoeslag voor ongesorteerde bonnetjes, soms verpakt als "extra verwerkingstijd"
• Overstapkosten, het exporteren van je administratie als je weggaat

Onze stelling: vraag altijd om een tarievenkaart met de losse posten vóór je tekent. Een kantoor dat die niet heeft, rekent de extra's wel, maar dan achteraf. En let op de opzegtermijn. Jaarcontracten met stilzwijgende verlenging zijn gangbaar in deze branche. Een boekhouder van EUR 95 per maand die je pas over acht maanden kunt opzeggen, kost je EUR 760 extra als je er na twee maanden al uit wilt.

Eén ding zit nooit in het pakket: de verantwoordelijkheid. Jij blijft aansprakelijk voor je aangifte en jij moet je administratie zeven jaar bewaren. Zorg dus dat je altijd zelf bij je cijfers kunt, ook als je overstapt.

Boekhouder kosten per maand versus zelf doen met een app

Volledig uitbesteden kost een eenmanszaak EUR 720 tot EUR 1.800 per jaar. De middenweg, zelf bijhouden met een app en alleen de aangifte inkomstenbelasting uitbesteden, kost meestal minder dan EUR 700 per jaar: een vast, laag maandbedrag voor de app (zie onze tarieven) plus EUR 150 tot 400 voor de aangifte. Het verschil is EUR 300 tot EUR 1.100 per jaar. Dat verschil betaal je in tijd.

Reken die tijd eerlijk mee. Een fotograaf met veertig bonnetjes per maand en een uurtarief van EUR 65: met een app waarin hij een bonnetje fotografeert en de uitgave automatisch wordt gecategoriseerd, kost het bijhouden hem hooguit een uur per maand. Dat is EUR 65 aan factureerbare tijd, tegenover EUR 60 tot 150 voor een boekhouder die hetzelfde doet. Gelijkspel op papier, met één verschil: hij ziet elke week zelf hoe zijn zaak ervoor staat, in plaats van elk kwartaal een overzicht te krijgen.

Bij een webshop met vierhonderd boekingen per maand valt de som anders uit. Dan kost een boekhouder EUR 150 tot 250 per maand, maar kost zelf doen je ook met een app meerdere avonden. Daar wint uitbesteden. In het beslisartikel administratie uitbesteden of zelf doen lopen we die afweging per situatie langs.

Wat een app overneemt: bonnetjes fotograferen en automatisch laten categoriseren, inkomsten en uitgaven loggen via chat, kilometers registreren, je bank koppelen (ING, ABN AMRO, Rabobank en Bunq via PSD2, andere banken via CSV-import) en de BTW-rapporten per kwartaal met de juiste rubrieken klaarzetten. Wat een app niet doet: je aangifte indienen bij de Belastingdienst, en persoonlijk fiscaal advies geven. Wat je van een goed boekhoudprogramma voor ZZP'ers mag verwachten en hoe online boekhouden werkt, staat in aparte gidsen.

Zo vergelijk je offertes van boekhouders

Twee offertes zijn pas te vergelijken als je ze allebei omrekent naar een totaalbedrag per jaar, inclusief alle losse posten. Doe je dat niet, dan wint altijd het laagste maandbedrag, en dat is zelden de goedkoopste.

Uurtarief of vast bedrag?

Kies een vast bedrag voor terugkerend werk en een uurtarief voor eenmalig werk. Bijhouden, BTW-aangifte en jaarwerk komen elk jaar in dezelfde hoeveelheid terug, dus daar wil je een vaste prijs. Advies, een bezwaar of een achterstand wegwerken zijn incidenteel, dus daar is een uurtarief eerlijker: je betaalt alleen wat je gebruikt.

Het omslagpunt is snel uitgerekend. Bij een uurtarief van EUR 75 en anderhalf uur werk per maand betaal je EUR 112 per maand. Een vast pakket van EUR 85 all-in is dan goedkoper. Bij een half uur per maand, omdat je netjes aanlevert, is het EUR 38 en is het vaste pakket te duur. Hoe beter jij aanlevert, hoe aantrekkelijker het uurtarief wordt.

Let bij vaste bedragen op de kleine lettertjes. Een pakket voor "tot 25 boekingen per maand" wordt bij boeking 26 vaak per stuk afgerekend.

Rekenvoorbeeld: twee offertes

Kantoor A adverteert met de helft van de prijs en is EUR 305 duurder. Dit voorbeeld is fictief, maar het patroon niet: "vanaf"-tarieven zijn er om de vergelijkingssites te winnen, niet om je te vertellen wat je betaalt.

Zeven vragen voor je tekent

1. Wat zit er precies in het maandbedrag, en mag ik de tarievenkaart voor alles daarbuiten?
2. Hoeveel boekingen per maand zijn inbegrepen, en wat kost elke boeking daarboven?
3. Wie doet mijn werk en wie is mijn vaste aanspreekpunt: de eigenaar, of een medewerker die volgend jaar weg is?
4. Hoe lever ik aan, en krijg ik korting als ik alles gecategoriseerd uit een app aanlever?
5. Wat kost een vraag tussendoor? Een mailtje over een aftrekpost mag geen factuur van EUR 75 opleveren.
6. Wat is de opzegtermijn, en krijg ik mijn volledige administratie mee als ik wegga? Die bewaarplicht van zeven jaar is van jou, niet van het kantoor.
7. Wat gebeurt er bij een controle van de Belastingdienst of een achterstand: zit dat in de prijs, of is dat uurtje-factuurtje?

Een boekhouder die deze zeven vragen vlot beantwoordt, houdt meestal ook je factuur voorspelbaar. Wie er omheen praat, doet dat straks ook bij de factuur.

Uitbesteden via ClaryBook: een boekhouder in jouw eigen administratie

Er is een derde optie naast "alles uitbesteden" en "alles zelf doen", en die is goedkoper dan de eerste en rustiger dan de tweede. ClaryBook heeft een vaste boekhouder die rechtstreeks in jouw ClaryBook-administratie werkt. Hij krijgt toegang tot jouw administratie, helpt je met je BTW-aangifte en je belastingen, en houdt je administratie zo makkelijk bijhoudbaar. Jij fotografeert je bonnetjes en logt je uitgaven, hij kijkt mee in dezelfde cijfers. Geen envelop met bonnetjes, geen export naar een ander pakket, geen sorteertoeslag.

Extra advies wordt per uur gerekend, of via een abonnement van EUR 50 per maand. Zo betaal je alleen voor advies, niet voor invoerwerk dat je zelf in een paar minuten per week doet. Een kennismakingsgesprek is gratis. Mail naar hello@clarybook.com om een afspraak te maken.

Veelgestelde vragen over de kosten van administratie uitbesteden

Wat kost administratie uitbesteden per maand?

Voor een eenvoudige eenmanszaak die alles uitbesteedt reken je grofweg op EUR 60 tot EUR 150 per maand. Een eenmanszaak met veel transacties zit eerder op EUR 100 tot EUR 250, een BV op EUR 150 tot EUR 300 of meer. Dit zijn indicaties: tarieven verschillen per kantoor, regio en pakket. Controleer altijd de actuele tarieven en vraag na wat er precies in het maandbedrag zit.

Wat kost een boekhouder voor zzp?

Een boekhouder rekent voor een ZZP'er meestal een vast maandbedrag van ongeveer EUR 60 tot EUR 150 voor het volledige pakket, of een uurtarief van grofweg EUR 50 tot EUR 100 per uur voor los werk. Alleen de aangifte inkomstenbelasting laten doen kost ongeveer EUR 150 tot EUR 400 per jaar. Wie zelf bijhoudt met een app en alleen de aangifte uitbesteedt, is doorgaans het goedkoopst uit.

Wat zijn de kosten van een boekhouder per jaar?

Op jaarbasis kost volledig uitbesteden een eenmanszaak ongeveer EUR 720 tot EUR 1.800. Alleen de jaarafsluiting en de aangifte inkomstenbelasting laten doen kost ongeveer EUR 400 tot EUR 800 per jaar. Een BV betaalt al snel EUR 1.800 tot EUR 3.600 of meer, omdat de jaarrekening, de aangifte vennootschapsbelasting en de deponering bij de KvK erbij komen.

Wat kost het uitbesteden van de boekhouding van een BV?

Voor een BV zonder personeel reken je op ongeveer EUR 150 tot EUR 300 per maand of meer voor bijhouden, BTW-aangifte, jaarrekening, VPB-aangifte en deponering bij de KvK. Los kost een jaarrekening met VPB-aangifte grofweg EUR 800 tot EUR 2.000. Met personeel komt loonadministratie erbij, vaak EUR 8 tot EUR 20 per loonstrook per maand plus een vast bedrag. Controleer de actuele tarieven per kantoor.

Zijn de kosten van een boekhouder aftrekbaar?

Ja. De kosten van een boekhouder of administratiekantoor voor je onderneming zijn zakelijke kosten en verlagen je winst voor de inkomstenbelasting. De BTW op de factuur vorder je terug als voorbelasting, mits je BTW-plichtig bent. Een boekhouder van EUR 100 per maand kost je netto dus minder dan EUR 100. Bewaar de facturen zeven jaar, dat is de bewaarplicht.

Wanneer is een boekhouder te duur voor een ZZP'er?

Als je vooral betaalt voor invoerwerk dat je zelf in een paar minuten per week met een app kunt doen. Betaal je EUR 100 per maand en bestaat het werk uit twintig bonnetjes en een paar bankmutaties inboeken, dan koop je iets wat je goedkoper zelf kunt. Betaal je diezelfde EUR 100 voor advies over aftrekposten, je rechtsvorm of een investering, dan verdient een goede boekhouder zichzelf meestal terug.

Conclusie: betaal voor advies, niet voor invoerwerk

De kosten van administratie uitbesteden liggen voor een eenmanszaak tussen EUR 400 per jaar en EUR 150 per maand, afhankelijk van wat je uit handen geeft. Het grootste deel van een volledig pakket gaat naar invoerwerk. Dat is precies het deel dat een app tegenwoordig voor een fractie van de prijs doet.

Onze positie is daarom simpel. Houd het bijhouden zelf, met gereedschap dat het makkelijk maakt. Koop advies en de aangifte gericht in, op uurbasis of via een vast, laag bedrag. Reken elke offerte om naar een totaal per jaar inclusief alle losse posten, en teken nooit op een "vanaf"-prijs. Wie dat doet, betaalt in 2026 voor een nette administratie minder dan EUR 700 per jaar. En wil je een mens die meekijkt zonder alles uit handen te geven: de boekhouder van ClaryBook werkt in jouw eigen administratie, en het kennismakingsgesprek kost niets.