Privacybeleid

1. Inleiding

ClaryBook ("wij", "ons" of "onze") exploiteert de ClaryBook webapplicatie en Telegram-bot (gezamenlijk de "Dienst"). Dit Privacybeleid legt uit hoe wij je informatie verzamelen, gebruiken, delen en beschermen wanneer je onze Dienst gebruikt.

Door de Dienst te gebruiken, ga je akkoord met het verzamelen en gebruiken van informatie in overeenstemming met dit beleid.

2. Informatie die wij verzamelen

2.1 Accountinformatie

Wanneer je een account aanmaakt, verzamelen wij je e-mailadres, naam (optioneel) en wachtwoord (opgeslagen als cryptografische hash). Als je een Telegram-account koppelt, slaan wij je Telegram gebruikers-ID en gebruikersnaam op.

2.2 Financiële gegevens

Wij verzamelen en bewaren de zakelijke financiële gegevens die je verstrekt, waaronder uitgaven, bonnen (foto's), kilometerritten, gewerkte uren, banktransactiegegevens die je importeert, en gerelateerde metadata zoals leveranciers, categorieën, bedragen, datums en omschrijvingen.

2.3 Telegram-berichten

Wanneer je communiceert met onze Telegram-bot, verwerken wij de tekst en afbeeldingen die je stuurt om financiële gegevens te extraheren. Net als bij de chat in de app wordt je Telegram-gespreksgeschiedenis (de tekst van je berichten en onze antwoorden, niet de afbeeldingen zelf) veilig opgeslagen zodat jij en ons supportteam eerdere gesprekken kunnen terugzien en wij de antwoorden van de assistent kunnen controleren. Bonafbeeldingen worden opgeslagen bij de uitgave die ze documenteren. Chatgeschiedenis wordt verwijderd samen met je account (zie artikel 6).

2.4 Gebruiksgegevens

Wij verzamelen standaard technische informatie zoals IP-adressen, browsertype en toegangstijden voor beveiligingsmonitoring en serviceverbetering. In de mobiele apps kunnen de app en de platformdiensten waarop deze steunt (zoals Google Play Billing voor abonnementen) apparaat-identificatoren verzenden; die worden gebruikt voor de werking van de app, fraudepreventie en beveiliging. Wij gebruiken apparaat-identificatoren niet voor advertenties en delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden.

3. Hoe wij je informatie gebruiken

Wij gebruiken je informatie om:

• De Dienst te leveren, onderhouden en verbeteren
• Je financiële gegevens te verwerken en categoriseren
• Rapporten, overzichten en belastingdocumentatie te genereren
• Transactionele e-mails te versturen (verificatie, wachtwoord reset, welkom)
• Fraude, misbruik en beveiligingsincidenten te detecteren en voorkomen
• Je vragen en supportverzoeken te beantwoorden
• Geanonimiseerde chatberichten te gebruiken om de kwaliteit van onze AI-assistent en de dienst in het algemeen te evalueren en te verbeteren

4. Diensten van derden

Wij gebruiken de volgende diensten van derden om ClaryBook te exploiteren:

• Anthropic (Claude AI), om natuurlijke taalinvoer te verwerken en gestructureerde financiële gegevens uit je berichten en bonafbeeldingen te extraheren, en als sub-verwerker voor de evaluatie van de chatkwaliteit. Anthropic verwerkt gegevens in de Verenigde Staten (gegevens worden vanuit de EU/EER naar de VS doorgegeven). Data verstuurd naar Anthropic wordt verwerkt volgens hun API-voorwaarden en wordt niet gebruikt om hun modellen te trainen.
• Telegram, om de messaging bot-interface te bieden. Onderworpen aan het privacybeleid van Telegram.
• Resend, om transactionele e-mails te bezorgen. Alleen je e-mailadres en berichtinhoud worden gedeeld.
• Railway, voor hosting en infrastructuur. Data wordt opgeslagen in de Verenigde Staten.

4.1 Websitestatistieken

Op onze websites (clarybook.com en clarybook.nl) en in de webapp (app.clarybook.com) gebruiken wij Google Tag Manager en Google Analytics 4 om te meten welke pagina's mensen bezoeken, waar ze vandaan komen en hoeveel van hen zich aanmelden. De meting loopt over domeinen heen: een bezoek dat begint op clarybook.com of clarybook.nl en doorgaat op app.clarybook.com telt als een bezoek. In de Verenigde Staten worden analytische cookies geplaatst zodra de pagina laadt, en met Weigeren in de balk onderaan de pagina zet je ze uit. Overal elders, ook in de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland, worden analytische cookies pas geplaatst nadat je ze accepteert in die balk. We baseren dit op Google's inschatting van je locatie; kan Google dat niet bepalen, dan behandelen we je als bezoeker van buiten de Verenigde Staten. Stuurt je browser een Global Privacy Control-signaal, dan behandelen we dat op elke pagina als Weigeren en tonen we de balk niet. Je kunt weigeren, de site werkt dan hetzelfde. Je keuze wordt 12 maanden in je browser bewaard. Op clarybook.com bewaren we dezelfde keuze ook in een cookie met de naam cb_consent, tot 180 dagen, gedeeld met app.clarybook.com, zodat de webapp het je niet opnieuw vraagt.

Om een websitebezoek aan een aanmelding te koppelen, bewaart je browser een willekeurige identifier (cb_anon) en de gegevens over hoe je bij ons terechtkwam, zoals de campagnenaam, de verwijzende site en de eerste pagina die je opende. Deze waarden worden met de paginaweergave- en aanmeldgebeurtenissen naar onze eigen servers gestuurd en, als je een account aanmaakt, bij je account bewaard. Ze bevatten geen naam, e-mailadres of financiële gegevens.

Wanneer je je aanmeldt of een abonnement start, stuurt onze server die gebeurtenis naar Google Analytics met een pseudonieme gebruikers-id: een willekeurige accountidentifier, nooit je e-mailadres, naam of financiële gegevens. Google Analytics bewaart deze gegevens 2 maanden. Google verwerkt ze onder zijn eigen voorwaarden; zie het privacybeleid van Google. De iPhone- en Android-apps laden Google Analytics niet; aanmeldingen en abonnementen vanuit de apps worden wel door onze server geteld zoals hierboven beschreven.

Op clarybook.com en clarybook.nl gebruiken wij ook Contentsquare (voorheen Hotjar) om te zien hoe bezoekers onze pagina's gebruiken: klikken, scrollen en anonieme afspeelopnames van paginabezoeken, zodat we kunnen vinden wat onduidelijk is en dat verbeteren. Het draait alleen nadat je in de cookiebalk op Accepteren klikt, in elk land, ook in de Verenigde Staten. Het draait nooit op een standaardinstelling, na Weigeren, of als je browser een Global Privacy Control-signaal stuurt. Contentsquare legt nooit vast wat je in formuliervelden typt, en maskeert e-mailadressen en kaartnummers voordat er iets je browser verlaat. Wij gebruiken het niet in de webapp (app.clarybook.com) en niet in de iPhone- en Android-apps, dus je boekhoudgegevens worden nooit opgenomen. Contentsquare verwerkt deze gegevens onder zijn eigen voorwaarden.

Wij adverteren via Google Ads. Om te zien welke advertenties tot een aanmelding leiden, leggen de advertentiecookies van Google vast dat je via een advertentieklik binnenkwam. In de Verenigde Staten worden deze cookies standaard geplaatst, en met Weigeren in de cookiebalk zet je ze samen met de statistieken uit. Buiten de Verenigde Staten plaatsen wij helemaal geen advertentiecookies. Kwam je binnen via een Google-advertentie, dan bewaart deze website ook de klikreferentie van Google voor die advertentie tot 90 dagen in je browser (cb_gclick) en voegt die toe aan je aanmeldlink. Maak je daarna een account aan, dan stuurt onze server Google Ads die klikreferentie en het tijdstip van je aanmelding, zodat Google de aanmelding aan de advertentie kan toerekenen. Voor accounts die niet via een Google-advertentie kwamen, stuurt onze server Google niets. Buiten de Verenigde Staten bewaart de website de klikreferentie niet, en met Weigeren wordt die verwijderd en niet meer aan je aanmeldlink toegevoegd. Wij sturen Google hiervoor geen naam, e-mailadres of financiële gegevens. Google verwerkt de advertentieklikgegevens onder zijn eigen voorwaarden.

Wij adverteren ook in ChatGPT. Op clarybook.com en clarybook.nl registreert de meetpixel van OpenAI alleen in de Verenigde Staten welke pagina's je bekijkt, met een willekeurige browseridentificatie (een cookie genaamd __obref, tot 1 jaar bewaard). Kwam je via een ChatGPT-advertentie binnen, dan bewaart hij ook de klikreferentie van OpenAI voor die advertentie (een cookie genaamd __oppref, 30 dagen bewaard). Onze site bewaart 30 dagen een eigen kopie van die klikreferentie in je browser (cb_oppref) en voegt die toe aan je aanmeldlink, zodat hij app.clarybook.com bereikt. Maak je daarna een account aan of start je een betaald abonnement, dan stuurt onze server OpenAI die klikreferentie en een onomkeerbaar gehashte (SHA-256) versie van je e-mailadres, zodat OpenAI de aanmelding aan de advertentie kan koppelen. Voor accounts die niet via een ChatGPT-advertentie binnenkwamen stuurt onze server OpenAI niets, en nooit je naam of financiële gegevens. Buiten de Verenigde Staten, ook in de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland, laadt de pixel niet en bewaart onze site de klikreferentie niet. Met Weigeren in de cookiebalk zet je dit allemaal uit: de pixel stopt, en zijn cookies en onze bewaarde kopie van de klikreferentie worden verwijderd. Weigeren werkt vóór je aanmelding: een klikreferentie die al bij een account is opgeslagen, wordt nog gebruikt als dat account later een betaald abonnement start. De pixel van OpenAI draait niet in de webapp (app.clarybook.com) en niet in de iPhone- en Android-apps. OpenAI verwerkt deze gegevens onder zijn eigen voorwaarden.

5. Gegevensopslag en beveiliging

Je gegevens worden opgeslagen in een versleutelde PostgreSQL-database gehost in de Verenigde Staten. Bonafbeeldingen worden opgeslagen op de versleutelde schijven van onze hostingprovider en alleen getoond aan ingelogde gebruikers van jouw bedrijf. Alle datatransmissie gebruikt TLS/HTTPS-versleuteling.

Wij implementeren industriestandaard beveiligingsmaatregelen waaronder wachtwoord-hashing (bcrypt), JWT-gebaseerde authenticatie, rate limiting, accountvergrendelingsbeveiliging en multi-tenant data-isolatie om te zorgen dat je gegevens niet toegankelijk zijn voor andere gebruikers.

Hoewel wij redelijke voorzorgsmaatregelen nemen, is geen enkele methode van elektronische opslag 100% veilig. Wij kunnen geen absolute beveiliging garanderen.

6. Gegevensbewaring

Wij bewaren je gegevens zolang je account actief is of zolang nodig om de Dienst te leveren. Financiële administratie wordt minimaal 7 jaar bewaard ter ondersteuning van fiscale nalevingsvereisten.

Je kunt op elk moment je account verwijderen en je gegevens exporteren vanuit je accountinstellingen. Bij accountverwijdering worden je persoonlijke gegevens en financiële administratie permanent verwijderd, onder voorbehoud van wettelijke bewaarvereisten.

Evaluatiegegevens: geanonimiseerde chatberichten die worden gebruikt om onze AI-assistent te evalueren en te verbeteren, worden vóór opslag ontdaan van persoonlijk identificeerbare informatie. Deze evaluatiecorpora kunnen gedurende de levensduur van de Dienst worden bewaard ten behoeve van doorlopende evaluatie van de chatkwaliteit.

Gedetailleerde stappen voor accountverwijdering en wat bewaard blijft

7. Je rechten

Afhankelijk van je jurisdictie kun je het recht hebben om:

• Toegang te krijgen tot en een kopie te ontvangen van je persoonsgegevens
• Onjuiste persoonsgegevens te corrigeren
• Verwijdering van je persoonsgegevens te verzoeken
• Je gegevens te exporteren in een draagbaar formaat (CSV/PDF-rapporten)
• Je gegevens te exporteren als downloadbaar archief (ZIP)
• Je account en alle bijbehorende gegevens via zelfbediening te verwijderen
• Toestemming voor gegevensverwerking in te trekken

8. Privacy van kinderen

De Dienst is niet bedoeld voor personen onder de 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonlijke informatie van kinderen.

9. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij stellen je op de hoogte van materiële wijzigingen per e-mail of door een bericht op de Dienst te plaatsen. Voortgezet gebruik van de Dienst na wijzigingen vormt acceptatie van het bijgewerkte beleid.

10. Contact opnemen

Als je vragen hebt over dit Privacybeleid of je gegevens, neem dan contact met ons op via hello@clarybook.com.